Format letric: ce înseamnă și când îl cer instituțiile

"Mi s-a cerut să depun cererea în format letric. Ce înseamnă asta: tipărită, scrisă de mână, în original?" Întrebarea apare des, pentru că expresia stă în adrese oficiale, în anunțuri de concurs și în textul legilor, dar nu o explică nimeni pe loc.

Răspunsul scurt: un document în format letric este documentul pe hârtie, tipărit sau scris de mână, de obicei semnat cu pixul. Opusul lui este documentul în format electronic, adică un fișier. Diferența are efecte juridice concrete: cum semnezi, ce valoare are actul ca probă, cum îl depui și cum îl păstrezi.

Mai jos găsești ce înseamnă expresia și de unde vine, ce înseamnă "semnat olograf", când un document electronic valorează la fel ca unul pe hârtie, potrivit Legii nr. 214/2024, și în ce situații instituțiile îți pot cere sau, dimpotrivă, îți pot refuza hârtia.

Ce înseamnă format letric și ce spune DEX?

Dacă cauți "letric" pe dexonline, nu găsești o definiție, ci o singură intrare ortografică, din DOOM 3 (2021): adjectivul letric, cu exemplele format letric și formă letrică, plural letrice. Dicționarul îți confirmă deci că expresia e corectă în limba română și cum se acordă, dar nu spune ce înseamnă.

Sensul îl dă felul în care o folosește legea, mereu în pereche cu "format electronic". Câteva exemple din texte oficiale:

• Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice spune la art. 3 alin. (2) că actul juridic în format electronic, semnat cu semnătura electronică cerută de lege, produce aceleași efecte ca "același act juridic în format letric".
• Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015), la art. 79 alin. (1^2), vorbește despre documentele "depuse la organul fiscal central în format letric", adică pe hârtie, la ghișeu sau prin poștă, în loc de canalul electronic.
• Înalta Curte de Casație și Justiție, în Decizia nr. 75/2022 (dezlegarea unei chestiuni de drept), arată că citarea prin e-mail, când partea a cerut-o, nu e condiționată de efectuarea procedurii "în format letric".

În toate cazurile, opoziția este aceeași: hârtie față de fișier. Un document letric poate fi tipărit la imprimantă sau scris de mână. Ce îl face letric este suportul, nu felul în care a fost redactat.

Pe scurt, când o instituție îți cere "format letric", vrea foaia de hârtie. De regulă, vrea și semnătura ta de mână pe ea, pentru că un document pe hârtie nesemnat are altă valoare juridică decât unul semnat. Uneori adresa precizează "în original": asta înseamnă exemplarul semnat, nu o fotocopie. O copie xerox e tot letrică, dar nu e originalul.

Expresia apare frecvent și în formule ca "în format letric și electronic" sau "în format letric și editabil". În practică, ți se cere atunci același document în două variante: hârtia semnată, plus un fișier (de exemplu Word) pe care instituția îl poate prelucra.

Ce înseamnă semnat olograf și de ce contează?

"Olograf" vine din franceză (olographe) și, potrivit DEX, înseamnă scris de mâna autorului. Inițial, cuvântul descria testamentul scris în întregime de cel care lasă moștenirea. Prin extindere, "semnat olograf" înseamnă semnat de mână, cu pixul, direct pe hârtie. Legea folosește expresia "semnătură olografă" tocmai ca termen de comparație pentru semnătura electronică.

Semnătura are un rol juridic precis. Codul de procedură civilă spune la art. 268 alin. (1) că semnătura unui înscris face deplină credință, până la proba contrară, că partea care a semnat și-a dat consimțământul la conținut. Iar art. 272 definește înscrisul sub semnătură privată ca înscrisul care poartă semnătura părților, "indiferent de suportul său material". Deci un contract, o chitanță sau o declarație îți pot fi opuse ca probă tocmai pentru că le-ai semnat.

Câteva confuzii frecvente:

• Documentul scanat nu mai e semnat olograf în original. Scanul unei foi semnate de mână e o copie. Dacă instituția cere originalul, scanul nu o mulțumește.
• Semnătura "desenată" pe tabletă sau lipită ca imagine în PDF nu e semnătură olografă. Juridic, e o formă de semnătură electronică, iar efectele ei depind de tipul ei, după regulile din secțiunea următoare.
• Testamentul olograf are reguli stricte. Art. 1.041 Cod civil cere, sub sancțiunea nulității absolute, ca testamentul olograf să fie scris în întregime, datat și semnat de mâna testatorului. Un testament tipărit și doar semnat de mână nu îndeplinește condiția.

Testamentul olograf e și un caz în care hârtia nu poate fi înlocuită: înainte de executare se prezintă unui notar public pentru a fi vizat spre neschimbare (art. 1.042 Cod civil), iar notarul îl folosește apoi în procedura succesorală, cea la capătul căreia obții certificatul de moștenitor.

Diferența dintre hârtie și fișier se vede cel mai bine pe criterii concrete. Tabelul de mai jos le pune față în față.

Are un document electronic aceeași valoare ca unul în format letric?

Da, dacă e semnat cu tipul potrivit de semnătură electronică. Regula generală e în Legea nr. 214/2024, în vigoare din 8 octombrie 2024, care a înlocuit vechea Lege nr. 455/2001 privind semnătura electronică. Art. 3 alin. (1) spune că toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și pot fi folosite ca probă în instanță. Alin. (2) face legătura cu hârtia: actul în format electronic, semnat cu semnătura electronică prevăzută de lege sau cu semnătura calificată, produce aceleași efecte juridice ca același act în format letric.

Diferența o face tipul semnăturii, reglementat la art. 4 din lege și la art. 25 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS):

• Semnătura electronică calificată produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă, iar documentul semnat cu ea este asimilat înscrisului sub semnătură privată. Este cea mai sigură variantă și se obține de la un prestator de servicii de încredere calificat.
• Semnătura electronică avansată are efectele semnăturii olografe doar în anumite cazuri: când e creată cu un certificat emis de o autoritate publică din România sau de un prestator calificat, când cel căruia i se opune documentul îl recunoaște (inclusiv prin executarea obligațiilor din el) sau când părțile au convenit asta expres, printr-un înscris separat.
• Semnătura electronică simplă (de regulă, numele scris la finalul unui e-mail sau o semnătură desenată pe ecran) are valoarea semnăturii olografe doar pentru acte patrimoniale cu valoare sub jumătate din salariul minim brut pe economie, când e recunoscută de cealaltă parte sau când ambele părți sunt profesioniști și au convenit expres asta.

Dacă o semnătură electronică nu are, în condițiile legii, valoarea semnăturii olografe, documentul nu devine inutil: art. 5 alin. (4) îl califică drept început de dovadă scrisă, pe care îl poți completa cu alte probe.

Două limite contează în practică. Prima: când legea cere forma scrisă ca condiție de validitate, documentul electronic o îndeplinește doar cu semnătură calificată sau cu o semnătură avansată care are efectele celei olografe (art. 4 alin. (3)). A doua: când legea cere înscris autentic, adică act notarial, semnătura electronică nu ține loc de autentificare (art. 4 alin. (11)). Vânzarea unui apartament nu o poți face cu un PDF semnat de acasă.

Pentru acte obișnuite, însă, hârtia nu mai e obligatorie. Un contract de închiriere, o procură sub semnătură privată sau o notificare către un partener de afaceri pot fi semnate electronic, cu aceleași efecte ca varianta letrică, dacă folosești semnătura potrivită. Dacă apare un litigiu pe un astfel de document, regulile probei din dreptul civil se aplică la fel; un avocat de drept civil îți poate spune ce greutate are documentul tău.

Când îți cer instituțiile documente în format letric și când electronic?

Punctul de plecare e art. 25 din Legea nr. 214/2024: autoritățile și instituțiile publice au obligația să accepte documente electronice semnate cu o semnătură electronică aplicată conform Regulamentului eIDAS și legii. Ele trebuie să pună la dispoziție un portal pentru primirea lor sau, dacă nu au, să folosească poșta electronică, și să publice online cum primesc documentele electronice. Răspunsul la un document trimis electronic ți se comunică tot electronic, dacă nu ceri altfel.

Asta nu înseamnă că hârtia a dispărut. Iată cum arată situațiile frecvente:

• Primărie, minister, alte instituții publice. Poți depune cererea la registratură, în format letric, sau electronic, semnată cu semnătură electronică. Dacă îți cer totuși "format letric" pentru o cerere obișnuită, poți invoca art. 25. Pentru solicitările de informații publice, regulile de termen și reclamație sunt descrise în ghidul despre cererea pe Legea 544 rămasă fără răspuns.
• ANAF. Aici regula e inversă pentru firme. Potrivit art. 79 alin. (1^1) din Codul de procedură fiscală, persoanele juridice, PFA-urile, întreprinderile individuale și familiale și cei care exercită profesii liberale sunt obligați să trimită cererile și documentele către organul fiscal central prin mijloace electronice, prin înrolarea în sistemul ANAF (SPV). Dacă le depun în format letric, alin. (1^2) spune că nu vor fi luate în considerare, iar ANAF îi notifică să folosească canalul electronic. Excepția e la alin. (1^3): în inspecția fiscală și în procedura de soluționare a contestației, documentele pot fi trimise și prin poștă cu confirmare de primire, pe e-mailul indicat de organul fiscal sau la registratură. Dacă ești în etapa unei contestații la decizia de impunere, verifică totuși ce canal îți indică organul fiscal. Persoanele fizice fără activitate economică pot alege în continuare între hârtie și electronic.
• Instanța. Art. 199 din Codul de procedură civilă acceptă cererea de chemare în judecată depusă personal, prin poștă, curier, fax, scanată și trimisă pe e-mail ori ca înscris în formă electronică. La înscrisurile depuse în copie, art. 292 îți cere să ai originalul asupra ta și să îl prezinți la cerere, altfel instanța nu ține seama de el.
• Notarul. Actele autentice se semnează în fața notarului, iar testamentul olograf se prezintă în original, pe hârtie.

Copiile au reguli proprii. Când trimiți în format electronic copii de pe acte către instanță, art. 150 alin. (2) CPC îți permite să le certifici cu originalul prin aplicarea semnăturii electronice. Formula "conform cu originalul" și cine poate certifica o copie au un ghid separat, care apare în curând pe site.

Când o instituție îți cere explicit "format letric și electronic", cel mai sigur e să trimiți ambele variante și să păstrezi dovada depunerii: numărul de înregistrare, confirmarea de primire sau recipisa electronică.