Conform cu originalul: ce înseamnă și cine certifică o copie

Ți s-a cerut o copie "conform cu originalul" și nu știi cine trebuie să o semneze, ce se scrie pe ea sau dacă nu cumva ai nevoie de notar? Situația apare la instanță, la ANAF, la Registrul Comerțului, la școală sau la primărie, iar regulile nu sunt aceleași peste tot.

Pe scurt, mențiunea "conform cu originalul" înseamnă că cineva își asumă, prin semnătură, că fotocopia reproduce fidel documentul original. De cele mai multe ori o poți face chiar tu, gratuit. Copia legalizată la notar e altceva și se cere doar în anumite cazuri.

Mai jos găsești ce spune legea, cine poate certifica o copie, cum o scrii corect pe hârtie sau cu semnătură electronică și ce riști dacă certifici o copie care nu corespunde originalului.

Ce înseamnă "conform cu originalul" pe o copie?

Când scrii "conform cu originalul" pe o fotocopie și semnezi, declari că ai comparat copia cu documentul original și că sunt identice. Nu e o formulă magică și nu transformă copia în original. Este o asumare de răspundere: semnătura ta garantează conformitatea, iar cine primește copia se poate baza pe ea fără să-ți rețină actul original.

Legea folosește mai mulți termeni apropiați, care nu înseamnă același lucru:

• Copie certificată pentru conformitate cu originalul (copia "conform cu originalul"): o certifici tu, partea dintr-un proces, contribuabilul sau un funcționar. Nu costă nimic.
• Copie legalizată: o eliberează notarul public, după ce confruntă copia cu originalul și întocmește o încheiere de legalizare. Are un cost și o formă strictă.
• Duplicat: un nou exemplar al unui act notarial sau autentic, eliberat de cel care l-a emis. Potrivit art. 285 din Codul de procedură civilă, duplicatul înlocuiește originalul și are aceeași putere doveditoare.

Diferența contează în practică. Art. 286 alin. (1) din Codul de procedură civilă arată că o copie, chiar legalizată, dovedește doar ce cuprinde originalul. Iar art. 286 alin. (4) spune clar că copiile de pe copii nu au nicio putere doveditoare. Dacă fotocopiezi o fotocopie și scrii pe ea "conform cu originalul", mențiunea e falsă din start, pentru că nu ai avut originalul în față.

În documentele în limba engleză, echivalentul este "certified true copy" sau "true copy of the original". Dacă o instituție din străinătate cere o asemenea copie, întreabă cine are voie să o certifice, pentru că regulile diferă de la un stat la altul și nu te poți baza pe cele românești.

O întrebare frecventă este dacă ai nevoie de ștampila "conform cu originalul". Nu ai. Ștampila e doar o comoditate pentru cei care certifică zeci de copii pe zi. Contează mențiunea și semnătura, nu forma în care sunt aplicate.

Cine poate certifica o copie conform cu originalul?

Răspunsul depinde de unde depui copia. Legea nu desemnează o singură persoană pentru toate situațiile, ci stabilește reguli pe domenii.

Tu, ca titular al documentului sau parte în proces. Este regula generală în procesul civil: art. 150 alin. (2) din Codul de procedură civilă prevede că "copiile vor fi certificate de parte pentru conformitate cu originalul". La fel la ANAF, unde art. 64 alin. (5) din Codul de procedură fiscală spune că certificarea o face contribuabilul, prin mențiunea "conform cu originalul" și semnătura sa. Pentru o firmă, semnează reprezentantul legal sau o persoană împuternicită.

Avocatul care te reprezintă. Când ai un avocat într-un proces, el depune actele în numele tău și, în practică, certifică el copiile, ca reprezentant al părții. Legea avocaturii nu îi dă însă o competență generală de a certifica copii pentru oricine, în afara mandatului.

Funcționarul instituției care primește documentul. Potrivit art. 2 alin. (3) din OUG nr. 41/2016, instituțiile publice, organele administrației publice centrale și locale și entitățile care prestează un serviciu public trebuie să renunțe la copiile legalizate și să le înlocuiască cu certificarea conformității cu originalul "de către funcționarul competent". Concret, mergi la ghișeu cu originalul și o copie, iar funcționarul le compară și semnează.

Instituția care a emis sau păstrează documentul. De exemplu, oficiul registrului comerțului eliberează, la cerere și contra cost, copii certificate de pe actele depuse la dosarul firmei (art. 11 alin. (1) din Legea nr. 265/2022).

Notarul public. Notarul nu pune "conform cu originalul", ci face legalizarea copiei (art. 12 lit. i) din Legea nr. 36/1995). În comunele și orașele fără birou notarial, secretarii consiliilor locale pot legaliza copii, cu excepția înscrisurilor sub semnătură privată (art. 17 din aceeași lege).

Dacă ai un proces civil și nu știi ce acte să depui și în ce formă, un avocat de drept civil îți poate pregăti dosarul complet.

Când e suficientă copia conform cu originalul și când ți se cere copie legalizată?

Regula de bază: copia certificată de tine e suficientă, iar copia legalizată e excepția. Excepțiile sunt însă prevăzute expres de lege și nu le poți ocoli.

La instanță. La cererea de chemare în judecată, la întâmpinare sau la o contestație la executare atașezi copii certificate de tine (art. 150 alin. (2) și art. 292 alin. (1) Cod procedură civilă). Ai însă obligația să ai originalul la tine și să îl prezinți dacă instanța ți-l cere, altfel înscrisul nu va fi luat în seamă (art. 292 alin. (2)). Sunt și cazuri în care Codul cere expres copie legalizată: procura dată unui mandatar neavocat se depune în original sau în copie legalizată (art. 151 alin. (1)), iar reprezentantul legal atașează copie legalizată de pe actul care îi dovedește calitatea (art. 151 alin. (3)). Actele într-o limbă străină se depun în copie certificată, însoțite de traducere legalizată (art. 150 alin. (4)).

La ANAF. Copiile documentelor se certifică de contribuabil, cu mențiunea "conform cu originalul" și semnătura (art. 64 alin. (5) și (7) Cod procedură fiscală). Asta se aplică și actelor pe care le anexezi la o contestație împotriva deciziei de impunere. Excepție: împuternicitul depune actul de împuternicire în original sau în copie legalizată (art. 18 alin. (2)).

La Registrul Comerțului. Când depui o cerere de înregistrare online, documentele se transmit semnate cu semnătură electronică calificată sau "în copie certificată de parte prin semnătură electronică calificată" (art. 84 alin. (3) din Legea nr. 265/2022). Regula te privește la orice înregistrare făcută online, inclusiv atunci când închizi un SRL.

La primărie, școală, minister sau alte servicii publice. Instituția nu are voie să îți ceară copie legalizată pentru un serviciu public, ci trebuie să certifice ea copia, prin funcționarul competent (OUG nr. 41/2016, art. 2 alin. (3)). Dacă vii totuși cu o copie legalizată, instituția e obligată să o accepte (art. 2 alin. (4)). În plus, art. 2^1 interzice instituțiilor să îți ceară copii de pe avize sau acte emise de alte instituții publice: le solicită ele direct, electronic, cu acordul tău.

Atenție: o lege specială poate cere expres copie legalizată pentru o anumită procedură. Verifică întotdeauna lista de acte publicată de instituția respectivă.

Cum scrii corect "conform cu originalul" pe o copie?

Legea nu impune o formulă fixă sau un anumit loc pe pagină. Codul de procedură fiscală cere expres doar două elemente: mențiunea "conform cu originalul" și semnătura. Restul sunt reguli de bun-simț care îți scutesc discuții la ghișeu și îți protejează copia de contestări.

Scrie mențiunea de mână sau aplic-o cu o ștampilă, în partea de jos a paginii, într-un spațiu liber, fără să acoperi textul documentului. Legea nu cere o anumită formă de aplicare. Scrisul de mână e cel mai sigur, pentru că se vede că a fost pus pe acel exemplar.

Semnează pe fiecare pagină. Dacă documentul are mai multe file, certifică fiecare filă, nu doar prima sau ultima. O certificare pusă doar pe o pagină lasă loc suspiciunii că celelalte ar fi putut fi înlocuite, iar partea adversă are un argument în plus să ceară originalul.

Adaugă numele în clar și data. Nu sunt cerute de Codul de procedură civilă, dar ajută la identificarea celui care și-a asumat certificarea. Pentru o firmă, scrie și calitatea (administrator, împuternicit).

Ștampila nu e obligatorie. Potrivit art. V alin. (1) și (2) din OG nr. 17/2015, persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația să aplice ștampila pe documentele depuse la instituții sau emise între ele. Mai mult, art. V alin. (1^1) prevede că funcționarul care îți cere totuși ștampila săvârșește o abatere disciplinară.

Certifică doar ce ai verificat. Pune mențiunea numai după ce ai comparat copia cu originalul. Dacă ai copiat doar o parte din document, poți depune doar paginile relevante pentru proces (art. 150 alin. (3) Cod procedură civilă), dar instanța poate cere actul întreg.

Poți certifica conform cu originalul cu semnătură electronică?

Da, iar pentru procesele civile regula e acum scrisă expres în lege. Legea nr. 216/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 1151 din 11 decembrie 2025, a modificat art. 150 alin. (2) din Codul de procedură civilă. De la 14 decembrie 2025, dacă trimiți instanței copiile în format electronic, le poți conforma cu originalul prin aplicarea semnăturii electronice, fără să le mai printezi, semnezi de mână și scanezi.

Textul nu precizează ce tip de semnătură electronică trebuie folosit. Cea mai sigură variantă rămâne semnătura electronică calificată, pentru că art. 4 alin. (1) din Legea nr. 214/2024 îi recunoaște aceleași efecte juridice ca semnăturii olografe. Legea nr. 214/2024 a înlocuit vechea Lege nr. 455/2001 privind semnătura electronică, abrogată expres prin art. 35. O poză sau o imagine scanată a semnăturii tale de mână lipită într-un PDF nu are efectele unei semnături electronice calificate.

Pentru alte proceduri, verifică regula specială:

• Registrul Comerțului cere, la depunerea online, copie certificată de parte prin semnătură electronică calificată (art. 84 alin. (3) din Legea nr. 265/2022).
• Instituțiile publice sunt obligate să accepte documentele electronice emise de persoane juridice, dacă au semnătură electronică calificată sau avansată (art. 3 din OUG nr. 41/2016). Pentru cartea de identitate, trebuie să accepte copia trimisă pe e-mail (art. 2 alin. (1)).
• Documentele emise electronic de o autoritate publică și semnate cu semnătură electronică calificată sau sigiliu electronic calificat sunt asimilate înscrisurilor autentice (art. 4 alin. (2) din Legea nr. 214/2024). Un astfel de document e el însuși un original, nu o copie, așa că îl poți transmite ca atare.

Un detaliu practic: dacă documentul original există doar pe hârtie, semnătura electronică aplicată pe scanare are același rol ca mențiunea scrisă de mână. Răspunzi la fel pentru conformitatea ei, iar obligația de a prezenta originalul la cerere rămâne.

Ce riști dacă certifici conform cu originalul o copie care nu corespunde?

Semnătura de sub "conform cu originalul" nu e o formalitate. Consecințele merg de la pierderea unei probe până la răspundere penală, în funcție de ce ai făcut și dacă ai știut.

Consecința procedurală. Partea adversă poate cere confruntarea copiei cu originalul, iar instanța poate ordona oricând prezentarea originalului (art. 286 alin. (2) Cod procedură civilă). Dacă nu îl ai, înscrisul nu va fi luat în considerare (art. 292 alin. (2)). Dacă celălalt nu poate verifica exactitatea copiei în ședință, judecătorul te poate obliga să depui originalul la grefă (art. 292 alin. (3)). Practic, poți pierde o probă esențială într-un proces pe care altfel l-ai fi câștigat.

Consecința penală. Dacă știi că documentul e fals sau modificat și îl folosești, chiar și în copie certificată de tine, fapta poate intra sub incidența Codului penal:

• uzul de fals (art. 323): folosirea unui înscris oficial sau sub semnătură privată, știind că e fals, pentru a produce consecințe juridice. Pedeapsa este închisoare de la 3 luni la 3 ani sau amendă pentru înscrisul oficial, respectiv de la 3 luni la 2 ani sau amendă pentru cel sub semnătură privată;
• falsul material în înscrisuri oficiale (art. 320): falsificarea unui înscris oficial prin contrafacere sau alterare, cu închisoare de la 6 luni la 3 ani;
• falsul în înscrisuri sub semnătură privată (art. 322): închisoare de la 6 luni la 3 ani sau amendă, dacă înscrisul falsificat este folosit;
• falsul în declarații (art. 326): declararea necorespunzătoare a adevărului făcută unui funcționar public, în vederea producerii unei consecințe juridice, cu închisoare de la 6 luni la 2 ani sau amendă.

Încadrarea concretă depinde de situație: cine a modificat documentul, ce fel de înscris este și cui a fost prezentat. O greșeală de bună-credință, de exemplu o pagină lipsă din copie, nu e infracțiune, dar te expune la consecințele procedurale de mai sus.

Dacă descoperi că cineva a folosit împotriva ta o copie falsificată, poți formula o plângere penală, iar în procesul civil poți cere verificarea înscrisului.